Mit Struktur arbeitet es sich leichter und effizienter: Wenn Sie in Ihrem Bereich für eine klare Aufgabenverteilung und Zuständigkeit gesorgt haben, sodass jeder weiß, wann und wie was zu tun ist, können Sie beruhigt in Ihren wohlverdienten Urlaub gehen. Das operative Alltagsgeschäft steuert sich durch eindeutige Strukturen tadellos ohne großes Zutun der Führungskraft von selbst.
Dafür braucht es klare Ziele, die mit jedem vereinbart worden sind, einfache Prozesse und eindeutige Schnittstellen. Diese organisatorischen Rahmenbedingungen zu schaffen ist Führungsarbeit – gepaart mit Fingerspitzengefühl und dem notwendigen Schuss Beziehungsorientierung, mit dem sie die Betroffen zu Beteiligten machen: implementiert ist dies ein Selbstläufer.
Führungskräfte fühlen sich bei reibungslosen Abläufen schnell überflüssig
Die schlechte Nachricht von ideal strukturierten Unternehmen: Manche Führungskräfte fühlen sich überflüssig. Sie wollen gebraucht werden, ihr Wissen einbringen, gefragt sein und genießen es, wenn sich ihre Mitarbeiter die Türschnalle in die Hand geben oder via Telefon und SMS ständig mit ihnen in Kontakt sind.
Dadurch glauben Sie zu wissen „was läuft“, haben das Zepter in der Hand und denken, den Überblick und alles im Griff zu haben. Weit gefehlt: Es ist heutzutage nicht mehr möglich, alles im Griff zu haben, wenn man als Unternehmen schnell und erfolgreich agieren will. Es gilt auf den Einzelnen und seinen Fähigkeiten zu vertrauen und ihm dafür einen sicheren, leitenden Rahmen zu geben.
Statt operativer Hero, strategische Führungskraft mit Weitblick
Was macht man nun anstatt dauernd im operativen Alltag den Mitarbeitern über die Schulter zu schauen? Die Führungskraft beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit der Zukunft! Führungsarbeit im strategischen Sinn bedeutet zu planen, vorauszudenken, zu konzipieren, Strategien und Szenarien zu entwerfen, sich für Trends zu interessieren und Best Practices aufzuspüren. Deswegen sind Führungskräfte in Meetings, stimmen sich mit anderen ab, ziehen Projekte an Land und bereiten sie für die Umsetzung auf, loten Möglichkeiten aus und ziehen Grenzen, bereiten sinnvolle Veränderungen vor und wehren sinnlose ad hoc Schüsse ab, um die wertvollen Ressourcen der Mitarbeiter zu schützen. Um für all das Zeit zu haben, braucht es im eigenen Bereich eine klare und straffe Organisation, damit alles wie am Schnürchen läuft.
Zu viel Organisation kann aber Flexibilität verhindern. Im Zeitalter der Digitalisierung ist Flexibilität eine ganz wichtige Komponente: Noch nie zuvor veränderte sich unsere Arbeitswelt in dieser Geschwindigkeit. Noch nie war es wichtiger, beweglich auf den Markt reagieren zu können. Gleichzeitig gab es noch nie so viele Möglichkeiten zur Automatisierung, da IT-Lösungen eine breite Palette an Optionen bieten. Als Führungskraft sollte man daher möglichst früh das operative Feld räumen und es vor allem über wesentliche Kennzahlen steuern.
Aber wie Chaos vermeiden?
Standardisierung und Automatisierung sind äußerst nützlich. Sie basieren auf klaren und einfachen Regeln und Regelwerke. Sie werden idealerweise von den Mitarbeitern maßgeblich mitformuliert, die vom Prozess oder den Schnittstellen betroffenen sind. Manchmal ist dies ein längeres, wiederholendes Unterfangen, da Befindlichkeiten, nicht erfüllbare Erwartungshaltungen oder erstarrte Strukturen und Verhaltensmuster beharrlich einer Weiterentwicklung entgegenwirken. Eine Reduktion von Überflüssigem und eine Straffung der Prozesse bringen eine starke Fokussierung auf das Wesentliche mit sich. Es werden in der Zusammenarbeit jene Ziele, Abläufe, Tätigkeiten, Prozesse und Schnittstellen herausgearbeitet, auf die es ankommt. Ballast – geistig und inhaltlich – kann abgeworfen werden. Das ist für die gemeinsame Entwicklung förderlich. Wenn nicht alle im Boot sind, wird sich der Erfolg nicht einstellen.
Was bleibt ist die menschliche Komponente des Führens
Trotz aller strukturellen und organisatorischen Gegebenheiten kann eines durch keinen work flow, keine FAQ’s oder keinen Anrufbeantworter ersetzt werden: die Beziehungsebene. Beziehungsorientiertes Führen bedeutet Rahmenbedingungen zu schaffen, die die Mitarbeiter erfolgreich unterstützen. Diese Rahmenbedingungen sind modernste Betriebsmittel, einfache Abläufe und regelmäßige Information und Kommunikation: persönlich, per Telefon oder Mail.
Der Respekt für die Talente des Einzelnen ist die Basis für einen wertschätzenden Umgang. Wichtig dabei ist das richtige Augenmaß:
So viel Strukturen wie notwendig, um getrost in Urlaub gehen zu können, weil das operative Tagesgeschäft läuft.
So viel Freiraum wie möglich für jeden Einzelnen im Arbeitsprozess, um einen verantwortungsvollen, sinnvollen Beitrag zum Gesamten leisten zu können.
Um sich selbst und die eigene Organisation hinsichtlich der notwendigen Strukturen zu reflektieren, kann professionelles Sparring unterstützen. Gezieltes Hinterfragen, aufmerksames Zuhören und gemeinsames Reflektieren von neuen Möglichkeiten und Perspektiven bringt oftmals überraschende Einsichten und Klarheiten für Anpassungsnotwendigkeiten.
Hinweis: Bei personenbezogenen Bezeichnungen wurde aus Gründen der besseren Lesbarkeit die männliche Bezeichnung gewählt.